10 rzeczy, które możesz zautomatyzować, żeby mieć więcej czasu

Wyobraź sobie, że podczas gdy Ty siedzisz wygodnie w fotelu, czytasz książkę, albo oglądasz ulubiony serial, małe robociki wykonują za Ciebie różne czynności.

Ta wizja może wydawać Ci się mało realna, jednak chciałbym Cię przekonać, że automatyzacja prostych czynności dostępna jest dziś dla każdego. Nie każdy jednak chce z niej korzystać.

Dlatego za chwilę powiem Ci o 10 rzeczach, które dzieją się u mnie automatycznie, dzięki czemu mam więcej czasu na pracę, pisanie tekstów czy uczenie się nowych umiejętności.

Co więcej, wszystko to możesz wdrożyć również u siebie, bez znajomości programowania czy robotyki. Wystarczy, że masz komputer, czy smartfon i połączenie z Internetem.

Wiele osób nie korzysta z automatyzacji, bo nie wie, że może, twierdzi, że nie umie, albo boi się, że bot nie zrobi tego tak dobrze, jak oni. W końcu komu nigdy się nie zdarzyło usłyszeć: „Potrzebne informacje!” od niby takiej mądrej kasy samoobsługowej?

Ok, może ta kasa nie jest tak błyskotliwa jak człowiek siedzący na kasie, ale z pewnością zmniejsza zapotrzebowanie na czas pracy.

Musimy sobie powiedzieć szczerze – nasz czas jest ograniczony. W ciągu dnia każdy z nas ma tylko 24 godziny. Możesz go wykorzystywać do maksimum, a i tak czasem nie osiągniesz takich efektów, jak inni, którzy zrozumieli, że pewne czynności mogą się dziać same.

Jak zatem robić więcej w tym samym czasie?

Zapoznaj się z poniższą listą i pomyśl, jakie procesy możesz zautomatyzować w swoim życiu?

Poniższa lista mogłaby być dużo bardziej obszerna, jednak chciałem, żeby w 100% opierała się na moich własnych doświadczeniach. Jeśli masz swoje własne propozycje, podaj je proszę w komentarzu pod tym wpisem, dzięki czemu inni będą mogli skorzystać również z Twoich wskazówek.

1. Zlecenia stałe

To jedna z najbardziej powszechnych automatyzacji. Banki umożliwiają nam utworzenie zleceń stałych, czyli przelewów, które będa realizowane automatycznie w określonych odstępach czasu.

Jeśli płacisz rachunki w stałych kwotach (np. za mieszkanie), możesz utworzyć zlecenie stałe i co miesiąc, np. 5 dnia miesiąca, zostanie wykonany przelew na wskazany rachunek.

Ja wykorzystuję tę opcję m.in. do przelewania sobie wynagrodzenia z konta firmowego na osobiste, opłacania faktur za prowadzenie księgowości czy zapłaty niektórych rachunków.

Warto co jakiś czas sprawdzać, czy zlecenie zostało zrealizowane w danym terminie, szczególnie w przypadkach gdy np. nie mieliśmy w danym momencie środków na koncie, bo wtedy (w zależności od ustawień), przelew mógł nie zostać zrealizowany.

2. Filtry na skrzynce mailowej

Programy pocztowe umożliwiają tworzenie określonych filtrów, co znacznie ułatwia zarządzanie skrzynką email. Najpopularniejszą formą filtra jest autoresponder, używany najczęściej do poinformowania o naszej niedostępności. Istnieją jednak inne możliwości wykorzystania filtrów.

Jeśli np. dostajesz drogą mailową faktury za telefon, ale opłaca je za Ciebie ktoś inny (rodzice, partner, wnuczek, pracodawca), możesz ustawić forwardowanie wiadomości do tej osoby na podstawie adresu email firmy telekomunikacyjnej.

Innym przykładem będzie automatycznie przenoszenie do folderu lub archiwizowanie wiadomości o konkretnych parametrach (np. powiadomienia o zamówieniach ze sklepu internetowego).

Ja mam zdefiniowane m.in. filtry forwardujące wiadomości, zawierające w tytule określone słowa kluczowe, do odpowiednich osób z zespołu, a także filtr przenoszący do folderu powiadomienia z systemu płatności. 

3. Pisanie powtarzalnych zwrotów, wiadomości

Zajmując się określonym obszarem, często zdarza się tak, że dostajemy podobne pytania np. od klientów, albo po prostu używamy określonych sformułowań (np. dane naszej firmy do faktury). Wprawdzie napisanie ich może zajmować 30 sekund, jednak jeśli pisze się je po raz setny, to robi się z tego prawie godzina czasu. 

Dlatego w takich wypadkach korzystam z text expanderów, w których te pełne teksty ukrywam za zdefiniowanymi przeze mnie skrótami. 

I tak np. skrót “db” rozwija się do powitania “Dzień dobry,”, “fkv” do zdania “Fakturę VAT przesyłam w załączeniu.”, a “sz” do adresu strony “sredniozaawansowany.pl”. 

Użycie tych skrótów w tradycyjnej korespondencji wywołałoby u odbiorcy totalne zagubienie i niezrozumienie, bo przecież tylko ja potrafię je rozszyfrować. Ale dzięki narzędziom tj. AutoHotkey, moje skróty są automatycznie rozwijane do pełnej frazy.

4. Pisanie głosowe

Innym sposobem przyspieszenia procesu tworzenia tekstu jest skorzystanie z narzędzi zmieniających mowę na tekst.

Nasze zdolności, jeśli chodzi o pisanie na klawiaturze, są ograniczone. Ja stukając w klawisze, jestem w stanie osiągnąć maksymalnie około 36 słów na minutę. Nagrywając tekst, mogę ten wynik potroić. 

Oczywiście dokładność tych narzędzi nie jest nigdy 100% i po napisaniu tekstu, trzeba go jeszcze poprawić, ale jeśli mam wybierać pomiędzy napisaniem artykułu w godzinę, a napisaniem go w 3 godziny, to odpowiedź jest tylko jedna. 

5. Automatyczne publikowanie postów z bloga w social mediach

Od kilku lat zmienia się spojrzenie na blogowanie. Praktycznie na wszystkie tematy ktoś już coś napisał. Oczywiście autor powinien dawać nowe spojrzenie i dawać powiew świeżości dla konkretnego tematu, jednak to dziś nie wystarcza. Tworzenie treści to jedno, a jej dystrybucja to drugie. 

Zwiększenie nacisku na dystrybucję treści pochłania czas, który jeszcze kilka lat temu można było spokojnie przeznaczyć na pisanie. 

Właśnie dlatego w procesie publikacji wpisów na blogu warto rozważyć automatyczne publikowanie w social mediach. Wystarczy bezpłatna wtyczka jak Jetpack for WordPress, aby w momencie kliknięcia przycisku “Opublikuj” na blogu, link do tekstu znalazł się również na Facebooku, LinkedInie, czy Twitterze.

Osobiście na ten moment korzystam już tylko z opcji publikacji na Twitterze, ponieważ do pozostałych kanałów przygotowuję inne posty (patrz punkt nr 6). Jeśli więc chcesz wiedzieć w pierwszej kolejności, że nowy post pojawił się już na blogu, dodaj mnie do obserwowanych na Twitterze. 

6. Planowanie postów w social mediach

Kontynuując wątek automatycznego publikowania w social mediach, nie można nie wspomnieć o planowaniu postów. 

Szczególnie jeżeli np. tak jak ja pracujesz w ciągu dnia, blogujesz po godzinach, ale chcesz, żeby post ukazał się określonego dnia o określonej porze.

Nie wszystkie serwisy pozwalają na planowanie postów. Na pewno możesz to zrobić na fanpage’u na Facebooku. Na Twitterze od niedawna również jest możliwość planowania. Twitter udostępnia też specjalne narzędzie Tweetdeck, za pomocą którego można zarządzać swoimi profilami na Twitterze.

Jednak jeśli masz kilka kanałów, to nawet kopiując i wklejając ten sam post, samo przełączanie się między kanałami zabierze Ci trochę czasu. 

Ja niedawno stworzyłem sobie specjalną tablicę w Airtable, w której wprowadzam wszystkie posty. Mogę np. jednocześnie opublikować ten sam wpis na Facebooku i LinkedInie, co jest bardzo przydatnym rozwiązaniem. Airtable sam w sobie nie ma możliwości publikowania, ale dzięki Integromatowi, można stworzyć z niego darmowe i funkcjonalne narzędzie. Integromat to narzędzie do automatyzacji. Znajdziesz tam również szablon scenariusza, o którym tutaj piszę, aczkolwiek ja swój trochę zmodyfikowałem według tej instrukcji.

Ewentualnie możesz skorzystać z rozwiązań takich jak Buffer czy Hootsuite, czyli narzędzi dedykowanych do publikowania w social mediach. Jednak w niektórych przypadkach musisz się liczyć z dodatkowymi opłatami. 

7. Upload faktur do folderu Google Drive

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to na maila przychodzą Ci różne faktury. Można mieć 3 różne strategie: albo na bieżąco pobierać spływające faktury i wrzucać je do dedykowanego folderu, albo zostawiać je do końca miesiąca i wtedy pobierać wszystkie, albo właśnie zautomatyzować ten proces.

Ja wykorzystałem do tego Integromat, za pomocą którego połączyłem skrzynkę email z dyskiem Google Drive. W momencie, kiedy przychodzi mail ze słowem “faktura” w tytule, załącznik z tego maila jest przenoszony do folderu na Google Drive’ie.

Dzięki temu na koniec miesiąca mam wszystkie faktury w jednym miejscu i pozostaje mi przesłać je do księgowości. 

8. Eksport danych dot. zamówień ze sklepu do arkusza

Jeszcze innym sposobem wykorzystania Integromatu jest pobieranie danych ze sklepu internetowego celem przygotowania raportu. Systemy, na jakich pracują sklepy internetowe mają wbudowane raportowanie, ale nie zawsze znajdziemy takie raporty, jakie akurat nas interesują.

Ja na przykład sprawdzam Lifetime Value (LTV), czyli ile zamówień przypada na jednego klienta. Jest to dla mnie ważne, ponieważ chcę budować długotrwałe relacje z klientami i dostarczać im wysokiej jakości produkty. Więc jeśli ktoś wraca po kolejny zakup, jest to dla mnie istotna informacja.

W tym celu za pomocą Integromatu pobieram dane z WooCommerce na temat każdego nowego zamówienia i zapisuję je w skoroszycie Google. Na koniec kwartału czy półrocza, wystarczy użyć kilku funkcji, wygenerować wykresy i mam piękny raport do analizy.

9. Scrapowanie danych

Ten moment, kiedy masz do przygotowania bazę danych na podstawie informacji ze strony www. Pal licho, jeśli to jest kilka informacji i „kopiuj-wklej” wystarcza, żeby ogarnąć temat. Problem pojawia się jeśli informacji jest więcej i ich kopiowanie zajęłoby cały dzień, albo nawet więcej.

Nauczyłem się tego, pisząc pracę magisterską, ponieważ analizowałem w niej ponad 1300 projektów crowdfundingowych. Gdybym miał z każdego projektu kopiować informacje ręcznie, robiłbym to przez dużą ilość czasu, dlatego szukałem bota, który pobierze te dane do tabeli.

Dziś dość często korzystam z Data Toolbar w celu scrapowania danych ze stron www. Robienie researchy nigdy nie było prostsze. Oczywiście nieraz tak pobrana baza danych może czasami podlegać dodatkowej obróbce. Jednak mając już wszystkie informacje w tabeli, masz już z górki.

10. Alerty

Na koniec jeszcze słówko o powiadomieniach i alertach. Dzięki nim nie ominą Cię ważne informacje. 

Powiadomienia w obecnych czasach są wszechobecne. W podcaście z Sylwią Laskowską zachęcaliśmy do ich wyłączenia. Jednak niektóre mogą ułatwić Ci pracę, szczególnie jeśli musisz przedzierać się przez gąszcz informacji, żeby dotrzeć do tego, czego potrzebujesz.

W moim przypadku istotne są Alerty Google. To bezpłatne narzędzie, które poinformuje Cię, jeśli Google zaindeksuje nową treść w konkretnym temacie. Ja mam taki alert ustawiony na swoje imię i nazwisko i w momencie, kiedy media publikują tekst z moim nazwiskiem, dostaję maila.

Podsumowanie

Automatyzacja nie rozwiązuje natychmiast Twojego problemu. Co gorsza, na początku wymaga dodatkowego zaangażowania. Najpierw musisz się nauczyć nowej czynności, potem ustawić automatyzację i reagować w przypadku wystąpienia błędów. Dlatego większość ludzi rezygnuje już na starcie. 

Jednak ten dodatkowy wysiłek na początku może przynieść Ci więcej czasu w przyszłości.

Zastanów się więc na początek, jaką jedną rzecz możesz zautomatyzować u siebie i spróbuj to zrobić. Efekty zachęca Cię do kolejnych eksperymentów.

Powodzenia!