Jak zaplanować projekt poboczny w Todoist

Projekty poboczne to doskonały sposób na rozwinięcie swoich umiejętności, nauczenie się czegoś nowego, albo przetestowanie nowych pomysłów.

Projektami pobocznymi nazywamy zazwyczaj takie działania, które prowadzą do realizacji pomysłów, nie związanych stricte z naszą działalnością zawodową.

To może być:

• stworzenie strony internetowej,
• przygotowanie małego wydarzenia dla wąskiego grona odbiorców,
• napisanie i wydanie książki,
• zrealizowanie tematycznej wystawy fotografii,
• przeprowadzenie badań,
• zorganizowanie wyprawy podróżniczej,
• albo inna dowolna inicjatywa, która przyjdzie Ci do głowy.

Projekty poboczne bardzo często są również projektami prywatnymi, realizowanymi po godzinach przez samego autora.

Dlaczego warto zrealizować projekt poboczny?

Jest wiele powodów, które przemawiają za stworzeniem własnego projektu. Prawdziwa motywacja zazwyczaj znana jest wyłącznie inicjatorowi, ale jest kilka korzyści, które niezależnie od rodzaju projektu, jego skali i tematyki, będą nierozerwalnie łączyć się ze zrealizowaniem pomysłu.

1. Radość tworzenia – kiedy lubimy coś robić, wypełnia nas radość. Czasami ta radość jest tak duża, że nie mieści się w zakresie działań, które wykonujemy na co dzień. Wtedy potrzebujemy zrobić coś więcej. I tak właśnie rodzą się projekty poboczne – z potrzeby ukierunkowania energii, która się w nas kumuluje.
2. Satysfakcja – zrealizowanie projektu od początku do końca to ogromna dawka zadowolenia. Docieramy do celu, więc nasz mózg daje nam dawkę dopaminowego szczęścia.
3. Zdobywanie kompetencji – kiedy bierzesz się za coś nowego, możesz nie wiedzieć jeszcze wielu rzeczy, ale jedno jest pewne – wielu rzeczy nauczysz się w trakcie. Napotkasz przeszkody, które trzeba będzie usunąć, przeskoczyć, albo obejść. Będą to cenne lekcje zdobyte w czasie praktyki.
4. Efekt – jeśli tworzysz coś nie tylko dla siebie, ale chcesz też, żeby zobaczyli to inni, to efekt końcowy będzie ważną kwestią. Miło jest usłyszeć od kogoś: „To jest świetne! Gratuluję!”.
5. Pieniądze* – czasami projekty poboczne przeradzają się bezpośrednio w dochodowe produkty czy usługi, a czasem przynoszą rozgłos, co pośrednio też może wpływać na wzrost zarobków. *Ale wcale tak nie musi być – projekt poboczny może pozostać projektem pobocznym i dawać tylko czystą radość z realizacji.

Jak zaplanować projekt poboczny?

Wiemy już dlaczego warto zrealizować pomysł, który chodzi nam po głowie. Będziemy potrzebować dla niego trochę czasu, a z pewnością mamy mnóstwo innych rzeczy do zrobienia, dlatego warto najpierw zrobić dobry plan.

Oczywiście można sobie poradzić bez planu, ale może się to skończyć chaosem i trudnością w dopięciu inicjatywy na ostatni guzik. Najlepsze projekty, jakie realizowałem (np. Gruzińska Robota czy Night of Slides), miały wcześniej dobrze opracowany plan.

Z projektów bez planu nie jestem dziś tak bardzo zadowolony.

Dlatego teraz chciałbym pokazać Ci, jak zaplanować prywatny projekt poboczny za pomocą aplikacji Todoist. Jest to narzędzie do zarządzania zadaniami do zrobienia, którego darmowa wersja pozwala z sukcesem zaplanować działania dla osobistego projektu.

Jeśli zamierzasz pracować z zespołem, rozważ typowe narzędzia do zarządzania projektami tj.:

• Asana
• ClickUp
• Jira
• Monday

Jeśli realizujesz projekt sam, po godzinach, w wolnym czasie, Todoist będzie w zupełności wystarczające.

Czas więc odpowiedzieć na pytanie, jak zaplanować i zrealizować projekt w 10 prostych krokach?

1. Utwórz projekt

Jeśli nie masz jeszcze konta w Todoist, z łatwością założysz je tutaj. Po założeniu konta i zalogowaniu się do aplikacji, możesz utworzyć pierwszy projekt.

Wybierz nazwę swojego projektu i kolor.

Czasami może Ci się wydawać, że Twoja lista zadań jest nudna. Też tak kiedyś miałem. W końcu odkryłem, że mogę dodawać symbole emoji do nazwy projektu, dzięki czemu od razu staje się on bardziej atrakcyjny.

Wskazówka: jeśli chcesz rozwinąć listę emoji w dowolnej aplikacji na swoim komputerze, wystarczy, że wciśniesz:

• Windows – skrót klawiszowy: Windows + kropka (.)
• Mac iOS – skrót klawiszowy: CTRL + CMD + spacja

Powiedzmy, że chcemy stworzyć projekt, który polega na przeprowadzeniu badań w jakiejś grupie.

2. Dodaj pierwsze zadanie

Badacze udowodnili, że planowanie wsteczne zwiększa szansę powodzenia projektu. Wynika to z prostego faktu, że jeżeli zaczynasz planować od końca, skupiasz się cały czas na finalnym efekcie. Jeśli natomiast zaczniesz od początku i będziesz myśleć, jakie kolejne kroki podejmiesz, stworzysz zbyt wiele alternatywnych wariantów i zagubisz się w ich plątaninie.

Dlatego dla efektywnego planowania, zacznij od wpisania pierwszego zadania w Todoist, ale niech to będzie ostatnie zadanie, jakie chcesz wykonać, albo finalny efekt lub kluczowy moment Twojej pracy.

W naszym przykładzie prowadzimy badania ankietowe, a zatem na końcu powinien być moment publikacji wyników np. na stronie www.

Teraz zastanów się, kiedy chcesz osiągnąć ten cel i wpisz termin realizacji, mnożąc go x2, albo x3.

Jako ludzie mamy tendencję do niedoszacowania realnego czasu potrzebnego do wykonania zadania. Dlatego na początek przyjmij dla bezpieczeństwa trochę więcej czasu.

3. Wypisz pozostałe zadania

Jeśli masz już swój cel ostateczny, czas ułożyć sobie ścieżkę do jego osiągnięcia.

Idąc od końca, zadawaj sobie pytanie:

Co muszę zrobić, żeby dojść do tego punktu?

Na razie nie oceniaj odpowiedzi. Pisz, co tylko przyjdzie Ci do głowy. Później ułożymy to w logiczną całość. Zapisuj też te pomysły, które na pierwszy rzut oka wydają się głupie. Pomoże Ci to stworzyć bardziej dokładny plan.

To trochę jak z układaniem puzzli – żeby zacząć układać, musisz wysypać wszystkie z pudełka.

W naszym przykładzie wyglądałoby to następująco:

1. Co muszę zrobić, żeby opublikować wyniki badania? Przeprowadzić analizę.
2. Co muszę zrobić, żeby przeprowadzić analizę? Policzyć statystyki i stworzyć wykresy.
3. Co muszę zrobić, żeby policzyć statystyki?
4. Co muszę zrobić, żeby stworzyć wykresy?

Rozumiesz o co chodzi? To teraz wypluj z siebie wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, a w następnym kroku…

4. Nadaj strukturę projektu

Kiedy masz już wszystkie zadania wyrzucone z głowy, czas nadać im jakąś logiczną ramę.

Zacznij od ustawienia ich w chronologicznej kolejności, przeciągając je w odpowiednie miejsce.

Następnie podziel swój projekt na mniejsze sekcje. W Todoist zrobisz to w prosty sposób, wpisując dwukropek na końcu nazwy zadania. Dla większego porządku, możesz potem zwinąć daną sekcję, klikając strzałkę, która znajduje się przy jej nazwie.

W naszym przykładzie, podzielimy projekt zrobienia badania na 4 sekcje:

1. Przygotowanie ankiety
2. Zbieranie odpowiedzi
3. Analizowanie wyników
4. Opublikowanie wyników

5. Przejdź do większego poziomu szczegółowości

Niektóre zadania, które wypiszesz, mogą być bardziej złożone i ich wykonanie zajmie więcej czasu. Znacznie łatwiej będzie Ci utrzymać kurs i motywację, jeśli podzielisz je na mniejsze podzadania.

Przejdź swoją listę task po tasku i sprawdź, czy da się je bardziej uszczegółowić.

Przykładowo, wysłanie próśb o wypełnienie ankiety możesz podzielić na:

• stworzenie listy kontaktów,
• stworzenie szablonu treści wiadomości,
• wysłanie wiadomości,
• wysłanie przypomnienia do osób, które nie odpowiedziały.

Wykorzystaj funkcję tworzenia subtasków, aby nadać hierarchię swoim zadaniom do wykonania. Podobnie, jak w punkcie 4., przeciągając podzadania, możesz nadać im chronologiczną kolejność.

Jeśli nie pracujesz aktualnie nad danym zadaniem nadrzędnym, możesz zwinąć podzadania, podobnie jak sekcję, klikając strzałkę przy ich nazwie.

6. Ustal terminy realizacji

Ustalenie terminów realizacji poszczególnych zadań, jest jedną z najistotniejszych kwestii zarządzania projektami. Bez tego projekt może ciągnąć się w nieskończoność, a przecież na początku ustaliliśmy datę końcową, w której chcemy osiągnąć finalny efekt.

Co więcej, brak deadline’ów utrudnia nam kontrolowanie prac. Nie wiemy bowiem, czy mieścimy się w założonym okresie, czy też powinniśmy dodać dodatkowe zasoby.

Ponownie przejdź swoją listę od początku do końca, i przy każdym zadaniu wpisz termin realizacji. Pamiętaj, żeby najpierw pomnożyć go x2 lub x3.

Nie przejmuj się jeśli okaże się, że wykonanie wszystkich zadań przekroczy czas zakładany do realizacji finalnego efektu. W projekcie rzadko bywa tak, że możemy zrobić wszystko, ale o tym w kolejnym punkcie.

Jeśli chcesz lepiej szacować czas realizacji poszczególnych zadań, zintegruj sobie Todoist z aplikacją do śledzenia czasu pracy. Ja korzystam z Toggl i przy każdym moim zadaniu w Todoist pojawia się przycisk uruchomienia licznika Toggle. Kiedy siadam do danego zadania, uruchamiam mierzenie czasu, dzięki czemu wiem, ile mi ono zajmie czasu.

Oczywiście przy pierwszym projekcie, nie przyda Ci się to do szacowania, dlatego mnożymy zakładany czas x2 lub x3. Jednak przy kolejnym projekcie, będziesz już mieć weryfikowalne dane i będziesz wiedzieć, że wymyślenie pytań do ankiety zajmuje godzinę, a nie pół.

7. Ustal priorytety

W poprzednim punkcie wspomniałem, że nie wszystko da się zrobić w zakładanym czasie. W tej sytuacji przydatna jest umiejętność ustalania priorytetów.

Przyznam, że nie była to nigdy moja mocna strona. Dla tych, którzy mają podobnie, odsyłam do materiału, który swego czasu stworzył Bartek Popiel, w którym to materiale omawia ciekawe narzędzie do ustalania priorytetów.

Podobnie jak w przypadku terminów, przejdź swoją listę zadań od początku do końca, i nadaj każdemu priorytet.

Todoist pozwala nadawać 4 poziomy ważności:

• Priorytet 1 (czerwony) – wszystko, co bezwzględnie musi być zrobione. Rzeczy krytyczne dla realizacji projektu.
• Priorytet 2 (pomarańczowy) – elementy, które znacząco podnoszą jakość projektu i dobrze byłoby je mieć.
• Priorytet 3 (niebieski) – dodatki, które można pominąć jeśli mamy mało czasu, ale jeśli go wystarczy, to możemy je zrobić.
• Priorytet 4 (bez koloru) – zadania zbędne, które wymyśliliśmy w burzy mózgów, ale po krytycznej analizie doszliśmy do wniosku, że są zbędne i możemy je usunąć.

Jeśli w punkcie 6. brakło Ci czasu na realizację wszystkich zadań, zacznij od usunięcia tych z priorytetem 4. Jeśli nadal będzie mało, przemyśl, które zadania z priorytetem 3 możesz pominąć. Jeśli i to nie pomoże, zastanów się nad zmianą terminu końcowego, albo zleceniem części prac komuś innemu.

8. Realizuj projekt

Planowanie to nie wszystko. Teraz trzeba ten plan zrealizować. Skupiaj się na jednej rzeczy w jednym czasie, rejestruj czas pracy za pomocą Toggl i ciesz się każdym odznaczonym zadaniem.

W planowaniu piękne jest właśnie to, że widzisz cały obraz. Owszem, czasami trudno jest stworzyć taki obraz za pierwszym razem, ale to wciąż patrzenie szerzej.

W realizowaniu zadań chodzi wręcz przeciwnie – o skupienie się na wąskim wycinku całości. A więc… do dzieła!

9. Monitoruj proces

Od czasu do czasu musisz ponownie spojrzeć na projekt jako na całość i ocenić, czy wszystko idzie zgodnie z planem.

Możesz dodać sobie cykliczne zadanie „Monitorowanie postępów”, dopisując do zadania frazę „Co tydzień”. Wtedy siadasz przed swoim idealnie zaplanowanym projektem, sprawdzasz, czy nie zbliżają się jakieś krytyczne deadline’y, czy nie ma żadnych przeciągających się zadań, czy nie doszły dodatkowe w trakcie.

Plan jest rzeczą dynamiczną, więc jeśli zachodzi konieczność zmian, wprowadź je.

10. Dokonaj ewaluacji

Projekt zakończył się sukcesem? Gratulacje!

Ale to nie koniec, potrzebujesz jeszcze wykonać kilka rzeczy, żeby kolejny był jeszcze lepszy.

Po pierwsze, wyświetl wszystkie ukończone zadania, odznacz je i dodaj wyeksportuj projekt jako szablon. Jeśli będziesz robić podobny projekt w przyszłości, połowę planowania będziesz mieć gotowe.

Aby utrzymać porządek w aktywnych projektach, zarchiwizuj zakończony projekt. Zawsze możesz przywrócić zarchiwizowane projekty z archiwum.

W narzędziu do mierzenia czasu pracy, wyeksportuj czas realizacji poszczególnych zadań, aby skorzystać z tych informacji przy planowaniu kolejnego projektu.

Porównaj osiągnięte rezultaty do zakładanych planów. Odpowiedz sobie na pytania:

• Co udało się zrobić?
• Czego nie udało się zrobić? Dlaczego?
• Co powinno być jeszcze zrobione, ale nie zostało zaplanowane?
• Co zostało zrobione, ale okazało się niepotrzebne?

Na koniec poklep się po ramieniu i świętuj sukces!

---

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci w zaplanowaniu projektu z użyciem Todoist, a zrobiony plan pomoże natomiast w zrealizowaniu pomysłu na poboczny projekt.

Potraktuj to jako punkt wyjścia. Z czasem wypracujesz swój własny schemat i zaczniesz realizować projekty, o jakich dziś nawet nie jesteś w stanie pomyśleć.

Tego Ci właśnie życzę!

Daj znać, czy uważasz te rady za przydatne, a jeśli już masz wypracowany swój własny sposób planowania, podziel się nim w komentarzu pod tekstem.