planowanie czasu

Jak radzić sobie z nieoczekiwanymi zmianami przy planowaniu czasu?

Czasami ludzie mnie pytają, jak zarządzam swoim czasem. Jak to się dzieje, że jestem w stanie robić stosunkowo dużo, chociaż mam tyle samo czasu co inni – 24 godziny w ciągu dnia. Dziś będzie więc o planowaniu czasu.

W tym wpisie chciałbym pokazać, jak poradziłem sobie z największą bolączką, która przez lata rujnowała mi każdą metodę zarządzania sobą w czasie. Chodzi oczywiście o nieoczekiwaną zmianę planów.

Jeśli Tobie też się zdarza, że jedno nieprzewidziane zdarzenie rujnuje Ci plan na cały tydzień, to czytaj dalej.

Jak planuję swój czas?

Na początek chciałbym wyjaśnić moje podejście do zarządzania czasem. Od razu pragnę zaznaczyć, iż nie jest to prawda objawiona. Mój proces jest elastyczny, cały czas ewoluuję. Czasami dodaję do niego nowe elementy, a czasami usuwam te, które już nie działają.

Dlatego musisz wziąć poprawkę na to, że zastosowane metody nie zawsze można skopiować w 100% u siebie. Trzeba je dostosować. do siebie i swoich dotychczasowych doświadczeń z planowaniem czasu.

Bloki czasu

Aktualnie korzystam z dwóch narzędzi – Kalendarza Google i Todoist. O planowaniu projektów w Todoist pisałem już kiedyś tutaj.

W Todoist zapisuję rzeczy do zrobienia, zadania i wszystko, o czym musze pamiętać. Natomiast dopiero, kiedy nadam im konkretny termin, wpisuję je do kalendarza w formie bloków o szacowanym czasie realizacji.

Dzięki temu kalendarz nie zapełnia się niepotrzebnymi zadaniami, a listy w Todoist nie zapełniają się niepotrzebnymi terminami. 

Myślę, że powyższe jest właśnie największą trudnością. Dlatego dziś pokaże Ci nie tylko metodę, ale też mindset – sposób myślenia, podejście do tematu. To właśnie ten sposób podejścia dużo zmienił w mojej organizacji pracy.

Regularność i konsekwencja

Dwa słowa, bez których ta, ani żadna inna metoda nie zadziałają. Musisz ustalić konkretny czas, kiedy planujesz swój dzień i robić to regularnie.

Ja planuję z dnia na dzień. Każdego dnia, kiedy skończę pracę, sprawdzam, co będę robił następnego dnia i ustawiam bloki czasu w kalendarzu.

Skąd wiem, co mam do zrobienia? A no właśnie z listy Todoist. Selekcjonuję zadania i wybieram te o aktualnie najwyższym priorytecie.

Następnego dnia, kiedy siadam do komputera, otwieram kalendarz, otwieram Todoist i idę ustalonym schematem.

Reagowanie na zmiany

Myślę, że do tej pory wszystko jest jasne i zrozumiałe. Teraz przechodzimy do sedna: Co jeśli pojawi się zmiana? Co jeśli trzeba wcisnąć niezaplanowane zadanie, albo jedno z tych zaplanowanych ma inny czas realizacji, niż założony wcześniej?

Cały plan dnia się sypie? 

Szczerze mówiąc, przez długi czas zmagałem się z tym problemem. Wystarczyło, że musiałem przesunąć jedną rzecz i nagle pojawiał się chaos, nad którym nie potrafiłem zapanować.

Jak zatem udało mi się okiełznać ten chaos?

Z pomocą przyszły szachy. A w zasadzie metafora z szachami w tle.

Planowanie to gra

Wyobraź sobie, że zaplanowany układ dnia w kalendarzu to jest układ pionów na szachownicy. Za każdym razem, kiedy dodajesz coś do kalendarza, edytujesz, zmieniasz, albo usuwasz, wykonujesz strategiczne posunięcie. Dokładnie, tak, jak w szachach. 

Z tym, że w szachy zazwyczaj nie gra się samemu. Po drugiej stronie szachownicy siedzi przeciwnik – zły los, który chce Ci popsuć misternie zaplanowaną strategię. Kiedy Ty skończysz swój ruch, przychodzi jego tura i wtedy właśnie dzieją się takie rzeczy z niezaplanowanymi zadaniami.

Zamiast jednak poddawać się po jednej turze, możemy grać dalej, bo ruch jest znów po naszej stronie. Możemy modyfikować nasz plan w trakcie realizacji, przesuwać bloki czasu na inny dzień, wydłużać, skracać, zamieniać kolejnością itp. tak, aby na końcu dnia wyjść zwycięsko z tej potyczki. 

Jeśli podobnie jak ja kiedyś, masz problem ze zmieniającymi się planami, zastosuj właśnie takie nastawienie – że to dynamiczna gra w szachy i musisz reagować na każdy ruch przeciwnika. Wtedy zamiast frustracji przychodzi mobilizacja.

Za każdym razem, kiedy los popsuje Ci plany powiedz: “Niezły ruch, ale teraz moja kolej. Patrz na to!”.

Czekam na Twój komentarz. Jak Ty radzisz sobie w podobnych sytuacjach?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *