trójkąt ograniczeń projektowych

Sekret udanego projektu kryje się w trójkącie

Każdy projekt ma swoje ograniczenia. Nigdy nie działamy w sytuacji nieograniczonych zasobów. Czasami są one mniejsze i musimy kombinować, czasami są większe i np. przepalamy budżet na niepotrzebne rzeczy. Dziś przyjrzymy się tym ograniczeniom i modelowaniu procesu, tak aby zoptymalizować nasze działania. Innymi słowy – ogarniemy trójkąt (jakkolwiek by to nie brzmiało).

Jeśli kiedykolwiek grałaś/eś w grę strategiczną, to prawdopodobnie była tam możliwość handlu. Np. Twoje królestwo miało ograniczony dostęp do kamieni, ale za to szeroki dostęp do drewna. W wyniku wymiany można było oddać część zgromadzonego drewna na poczet zakupienia brakujących kamieni.

To proste rozwiązanie zastosowane w grach ma również przełożenie na realizację projektów w prawdziwym życiu. Do modelowania zasobów używamy narzędzia nazywanego trójkątem ograniczeń.

Trójkąt ograniczeń

Trójkąt ograniczeń, jak sama nazwa wskazuje ma… 4 elementy. Te 4 elementy są ze sobą silnie powiązane i zmiana jednego z nich wymusza zmiany w pozostałych.

Co to są za elementy? Zacznijmy od końca, czyli od efektów naszej pracy. Odwzorowaniem efektów w naszym modelu jest pole trójkąta. Określamy je jako jakość projektu lub po prostu “wykonanie”. To jedyny element w modelu, który jest wynikiem 3 pozostałych.

Nasze pole ograniczone jest bokami trójkąta. Każdy ten bok to jeden z 3 kluczowych parametrów w projekcie i wpływa na dwa pozostałe. Mamy więc:

  1. Budżet – inaczej koszt projektu. Wliczają się tu wszystkie wydatki i te związane z zakupem materiałów, usług, jak i opłaceniem pracowników.
  2. Czas – projekty mają jasno określony początek i koniec, stąd czas jest ograniczonym zasobem w kontekście harmonogramu prac. 
  3. Zakres – można powiedzieć, że jest to poziom skomplikowania projektu. W projektach z kategorii “eventy” zakres najczęściej definiowany jest po prostu liczbą uczestników, ale oczywiście nie musi to być regułą. 

Magia trójkąta polega na tym, że dokonując zmiany czy to w budżecie, czy harmonogramie czy zakresie projektu, to dla utrzymania tej samej jakości musimy zrewidować dwa pozostałe elementy tak aby trójkąt pozostał w równowadze. 

trójkąt ograniczeń

Oczywiście pod pewnymi warunkami można optymalizować elementy projektu i działać w stanie nierównowagi trójkąta, jednak te warunki są trudne do spełnienia. Przykładami takiej nierównowagi mogą być:

  • Niderlandzcy malarze z XVII wieku, którzy malowali wysokiej jakości obrazy średnio co 3 dni (więcej o tym napisałem w „Finansowaniu społecznościowym”).
  • Steve Jobs, którego charyzma zapalała zespół do tworzenia rzeczy niemożliwych.
  • Organizacje III sektora, które na co dzień działają w rzeczywistości ograniczonych zasobów czasu i budżetu.

Na początku lepiej się jednak nie porywać z motyką na słońce i dążyć do równowagi w projekcie ograniczeń, ponieważ daje to bezpieczeństwo i zwiększa szanse powodzenia projektu.

Jak korzystać z trójkąta?

Trójkąt ograniczeń nie jest narzędziem sensu stricte. To bardziej świadomość pewnych procesów, którym projekty się rządzą. O narzędziu, które jest pochodną trójkąta będzie za chwile. Najpierw chciałbym, żebyś wyobraził/a sobie taką sytuację:

Masz zorganizować szkolenie dla 20 osób w klimatyzowanej sali z cateringiem. Szkolenie ma się odbyć za tydzień i masz na to 200 zł. Od początku czujesz, że nie jest to realne, bo albo trzeba by było zrezygnowac z cateringu, albo zrobić to za miesiąc, albo wydać większą sumę pieniędzy na reklamę szkolenia last minute. W każdym razie nie da się zrealizować odpowiedniej jakości z tymi ograniczeniami. Możesz się więc zastanowić, który z czynników jest tu najważniejszy:

Jeśli będzie to czas i rzeczywiście szkolenie ma się odbyć za tydzień, to jaki musiałby być budżet i jaki zakres?

💰 Jeśli ważny będzie budżet, to ile czasu potrzebujemy i jaki zakres możemy zrealizować?

📐 Jeśli ważny będzie zakres, to jaki budżet potrzebujemy i ile czasu nam to zajmie?

Następnie wybierasz ten wariant, który będzie najbardziej satysfakcjonujący.

Zawsze jeden z tych elementów musi definiować pozostałe. I tutaj dochodzimy do narzędzia, które jest pochodną trójkąta ograniczeń.

Macierz kompromisów projektowych

Macierz kompromisów projektowych to prosta tabela z 3 kolumnami i 4 wierszami. Każdy z wierszy to jeden element trójkąta ograniczeń. W nagłówkach kolumn mamy “elastyczność” tych elementów dla naszego projektu: 

  • ustalony – sztywny, nienegocjowalny parametr, który będzie rzutował na pozostałe, jak w podanym wyżej przykładzie,
  • optymalizowany – staramy się, żeby projekt powstał najszybciej, najtaniej, najdokładniej lub miał najwyższą jakość
  • negocjowany – te czynniki możemy dostosować poprzez wydłużanie czasu, zwiększanie budżetu, albo zmniejszanie zakresu lub jakości.

Pochylając się nad naszym projektem wybieramy dokładnie jeden czynnik ustalony, jeden optymalizowany i 2 negocjowane.

macierz kompromisów projektowych

Podsumowując, jeśli możesz przesuwać deadline’y w nieskończoność, pieniądze spływają z nieba, a jednocześnie nie trzeba robić nic, żeby realizować cele osobiste i biznesowe, to pozostaje mi pogratulować.

Jeśli jednak realizujesz projekty w rzeczywistości ograniczonych zasobów, to pamiętaj o trójkącie ograniczeń i staraj się utrzymać go w równowadze, balansując czasem, budżetem, zakresem i jakością. Wskazuj zawsze jeden kluczowy czynnik i dostosowuj pozostałe do wybranego kryterium.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *