Każdy projekt ma swoje ograniczenia. Nigdy nie działamy w sytuacji nieograniczonych zasobów. Czasami są one mniejsze i musimy kombinować, czasami są większe i np. przepalamy budżet na niepotrzebne rzeczy. Dziś przyjrzymy się tym ograniczeniom i modelowaniu procesu, tak aby zoptymalizować nasze działania. Innymi słowy – ogarniemy trójkąt (jakkolwiek by to nie brzmiało).
Jeśli kiedykolwiek grałaś/eś w grę strategiczną, to prawdopodobnie była tam możliwość handlu. Np. Twoje królestwo miało ograniczony dostęp do kamieni, ale za to szeroki dostęp do drewna. W wyniku wymiany można było oddać część zgromadzonego drewna na poczet zakupienia brakujących kamieni.
To proste rozwiązanie zastosowane w grach ma również przełożenie na realizację projektów w prawdziwym życiu. Do modelowania zasobów używamy narzędzia nazywanego trójkątem ograniczeń.
Trójkąt ograniczeń
Trójkąt ograniczeń, jak sama nazwa wskazuje ma… 4 elementy. Te 4 elementy są ze sobą silnie powiązane i zmiana jednego z nich wymusza zmiany w pozostałych.
Co to są za elementy? Zacznijmy od końca, czyli od efektów naszej pracy. Odwzorowaniem efektów w naszym modelu jest pole trójkąta. Określamy je jako jakość projektu lub po prostu “wykonanie”. To jedyny element w modelu, który jest wynikiem 3 pozostałych.
Nasze pole ograniczone jest bokami trójkąta. Każdy ten bok to jeden z 3 kluczowych parametrów w projekcie i wpływa na dwa pozostałe. Mamy więc:
- Budżet – inaczej koszt projektu. Wliczają się tu wszystkie wydatki i te związane z zakupem materiałów, usług, jak i opłaceniem pracowników.
- Czas – projekty mają jasno określony początek i koniec, stąd czas jest ograniczonym zasobem w kontekście harmonogramu prac.
- Zakres – można powiedzieć, że jest to poziom skomplikowania projektu. W projektach z kategorii “eventy” zakres najczęściej definiowany jest po prostu liczbą uczestników, ale oczywiście nie musi to być regułą.
Magia trójkąta polega na tym, że dokonując zmiany czy to w budżecie, czy harmonogramie czy zakresie projektu, to dla utrzymania tej samej jakości musimy zrewidować dwa pozostałe elementy tak aby trójkąt pozostał w równowadze.
Oczywiście pod pewnymi warunkami można optymalizować elementy projektu i działać w stanie nierównowagi trójkąta, jednak te warunki są trudne do spełnienia. Przykładami takiej nierównowagi mogą być:
- Niderlandzcy malarze z XVII wieku, którzy malowali wysokiej jakości obrazy średnio co 3 dni (więcej o tym napisałem w „Finansowaniu społecznościowym”).
- Steve Jobs, którego charyzma zapalała zespół do tworzenia rzeczy niemożliwych.
- Organizacje III sektora, które na co dzień działają w rzeczywistości ograniczonych zasobów czasu i budżetu.
Na początku lepiej się jednak nie porywać z motyką na słońce i dążyć do równowagi w projekcie ograniczeń, ponieważ daje to bezpieczeństwo i zwiększa szanse powodzenia projektu.
Jak korzystać z trójkąta?
Trójkąt ograniczeń nie jest narzędziem sensu stricte. To bardziej świadomość pewnych procesów, którym projekty się rządzą. O narzędziu, które jest pochodną trójkąta będzie za chwile. Najpierw chciałbym, żebyś wyobraził/a sobie taką sytuację:
Masz zorganizować szkolenie dla 20 osób w klimatyzowanej sali z cateringiem. Szkolenie ma się odbyć za tydzień i masz na to 200 zł. Od początku czujesz, że nie jest to realne, bo albo trzeba by było zrezygnowac z cateringu, albo zrobić to za miesiąc, albo wydać większą sumę pieniędzy na reklamę szkolenia last minute. W każdym razie nie da się zrealizować odpowiedniej jakości z tymi ograniczeniami. Możesz się więc zastanowić, który z czynników jest tu najważniejszy:
⏳ Jeśli będzie to czas i rzeczywiście szkolenie ma się odbyć za tydzień, to jaki musiałby być budżet i jaki zakres?
💰 Jeśli ważny będzie budżet, to ile czasu potrzebujemy i jaki zakres możemy zrealizować?
📐 Jeśli ważny będzie zakres, to jaki budżet potrzebujemy i ile czasu nam to zajmie?
Następnie wybierasz ten wariant, który będzie najbardziej satysfakcjonujący.
Zawsze jeden z tych elementów musi definiować pozostałe. I tutaj dochodzimy do narzędzia, które jest pochodną trójkąta ograniczeń.
Macierz kompromisów projektowych
Macierz kompromisów projektowych to prosta tabela z 3 kolumnami i 4 wierszami. Każdy z wierszy to jeden element trójkąta ograniczeń. W nagłówkach kolumn mamy “elastyczność” tych elementów dla naszego projektu:
- ustalony – sztywny, nienegocjowalny parametr, który będzie rzutował na pozostałe, jak w podanym wyżej przykładzie,
- optymalizowany – staramy się, żeby projekt powstał najszybciej, najtaniej, najdokładniej lub miał najwyższą jakość
- negocjowany – te czynniki możemy dostosować poprzez wydłużanie czasu, zwiększanie budżetu, albo zmniejszanie zakresu lub jakości.
Pochylając się nad naszym projektem wybieramy dokładnie jeden czynnik ustalony, jeden optymalizowany i 2 negocjowane.
Podsumowując, jeśli możesz przesuwać deadline’y w nieskończoność, pieniądze spływają z nieba, a jednocześnie nie trzeba robić nic, żeby realizować cele osobiste i biznesowe, to pozostaje mi pogratulować.
Jeśli jednak realizujesz projekty w rzeczywistości ograniczonych zasobów, to pamiętaj o trójkącie ograniczeń i staraj się utrzymać go w równowadze, balansując czasem, budżetem, zakresem i jakością. Wskazuj zawsze jeden kluczowy czynnik i dostosowuj pozostałe do wybranego kryterium.
- Drzemka w ciągu dnia – kiedy i jak długo? - 21 kwietnia 2024
- Jak być lubianym? Proste zmiany, wielkie efekty - 27 marca 2024
- Prosty przepis na pomnażanie pieniędzy - 30 listopada 2023