Z brakiem czasu stykamy się nie tylko w zarządzaniu projektami. Jest to jedna z głównych przyczyn, dla których czegoś nie udało nam się zrobić, niezależnie czy mówimy o życiu prywatnym czy zawodowym.
Brak czasu jest sytuacją, która czyni nas bezsilnymi, ogranicza nasz potencjał i nie pozwala zrealizować swoich celów, a co za tym idzie, poczuć satysfakcji i spełnienia.
Zanim przejdziemy do strategii radzenia sobie z brakiem czasu, musisz zaakceptować, że ta sytuacja nie jest niczym wyjątkowym. Powiem więcej – jest to standard, więc nie rozdrapuj ran po niewypełnieniu harmonogramu w 100%. Zamiast tego, podejdź do kolejnego zadania z poniższymi strategiami w zanadrzu i zawczasu zaplanuj, co zrobisz, gdy czasu zacznie brakować.
Jak radzić sobie z brakiem czasu?
1. Dodaj zasób
Rozwiązanie wydaje się banalne, ale powiedzmy sobie szczerze – rozwiązuje nasz problem. Ok, nie zawsze możemy je zastosować, ale warto o tej opcji pamiętać.
Jak zapewne się domyślasz – zasoby mamy ograniczone. No bo właśnie – doba ma 24 godziny i na to wpływu nie mamy, ale pamiętaj, że nie zawsze jest tak, że nie da się dodać dodatkowego czasu do naszego projektu. Oto kilka sposobów:
- Pracuj dłużej – pomysł, który zazwyczaj pierwszy przychodzi do głowy, ale nie rekomenduję jego nadużywania. Raz na jakiś czas jesteś w stanie upchnąć w harmonogramie dnia dodatkowe zadania, ale chroniczne zmęczenie nie będzie korzystne dla Twojego zdrowia. Dlatego nie rób niczego na siłę i raczej skorzystaj z poniższych alternatywnych rozwiązań.
- Poproś kogoś o pomoc – w życiu prywatnym możesz poprosić partnera, dzieci, rodziców, aby wyjątkowo zajęły się jakimś domowym obowiązkiem przypisanym zwyczajnie do Ciebie, abyś Ty mógł_a dokończyć jakąś ważniejszą sprawę. W pracy często też jest to możliwe. Zapytaj, czy ktoś nie ma w najbliższym czasie wolnych przebiegów i nie pomoże Ci z danym zadaniem.
- Wydeleguj pracę – innymi słowy zapłać komuś za wykonanie części zadań. Podobnie jak z prośbą o pomoc, dodajesz dodatkowy zasób w formie czasu innej osoby. W tym przypadku jednak zamieniamy tak naprawdę inny zasób – pieniądze, na ten, którego bardziej potrzebujemy – czas. O tym, jak zręcznie żonglować zasobami przeczytasz w moim tekście o trójkącie ograniczeń.
- Przesuń deadline – deadline’y z definicji są terminami nie do przesunięcia, dlatego… ludzie notorycznie je przesuwają. Wystarczy poczytać jakąkolwiek informację w prasie na temat robót drogowych. Prawie nigdy nie kończą się w zakładanym terminie. Wynika to z prostej rzeczy – ludzie niedoszacowują własnych projektów. O ile nagminne niedotrzymywanie terminów nie jest czymś pożądanym, to w sytuacji podbramkowej warto tę opcję wziąć pod uwagę.
2. Obniż jakość
Odrzuciliśmy opcję z dodaniem zasobu. Co teraz? Warto rozważyć obniżenie jakości finalnego efektu, aby wszystkie niezbędne zadania zostały wykonane.
Co mam na myśli? Możesz spędzić pół dnia nad pięknym projektem graficznym zaproszenia na wydarzenie, ale jeśli brakuje Ci czasu napisanie Times New Romanem na zwykłym białym tle: „Zapraszam na wydarzenie…” spełni swoją funkcję, a pochłonie mniej pracy.
Oczywiście niższa jakość może wywoływać u Ciebie poczucie niezadowolenia z finalnego efektu swojej pracy. W końcu wizja wymyślona na początku prezentowała coś zgoła innego. W tym przypadku jednak, nie ma się co za bardzo zamartwiać. Pamiętaj o tym, że dzięki obniżeniu jakości, ostatecznie projekt udało się ukończyć. A o to przecież nam chodziło, prawda?
3. Zredukuj zadania
Czasami obniżenie jakości będzie tożsame z rezygnacją z części zadań do wykonania. Można jednak zredukować zadania bez ponoszenia kosztu w postaci obniżenia jakości.
To właśnie redukcja zadań jest prawdopodobnie najczęstszą strategią radzenia sobie z brakiem czasu. Daje bowiem zadowalające rezultaty w ustalonym terminie. Cała sztuka polega na wybraniu tych właściwych zadań, które zostaną usunięte z harmonogramu. A to z kolei nie jest zawsze takie oczywiste. Jak się do tego zabrać?
- Zdefiniuj „must-haves” projektu – bez których zadań, nie można się obejść.
- Rozpoznaj ścieżkę krytyczną projektu – zbiór zadań, bez których nie będzie możliwe ukończenie „must-haves”.
- Z pozostałych zadań wybierz te, które chcesz zrobić, aby zrealizować własną wizję.
- Na koniec zostaną Ci zadania, z których można zrezygnować. Nie musisz eliminować wszystkich. Wszystko zależy od tego, ile dodatkowego czasu chcesz odzyskać.
Zdaję sobie sprawę, że odrzucenie rzeczy do zrobienia nie zawsze jest łatwe. Mamy taką naturę, że przywiązujemy się do czegoś, co jest „nasze”, nawet jeśli jest to coś, czego nie potrzebujemy.
Moja rada jest następująca: od początku ucz się odrzucania najmniej istotnych zadań. Realizując nowy projekt, zawsze staraj się usunąć z harmonogramu minimum jeden element. To doda Ci pewności siebie, kiedy decyzja będzie trudniejsza, a na szali postawione będzie powodzenie projektu.
4. Ustal priorytety
Czasami brak czasu jest tak naprawdę związany z brakiem priorytetów. Poświęcamy go na dopracowanie mniej istotnych szczegółów, przez co kluczowe zadania schodzą na drugi tor. Później trudno jest je wykonać w założonych ramach.
Ustalenie priorytetów przed przystąpieniem do realizacji projektu pozwala podejmować właściwe decyzje związane z eliminacją zadań, ich przesunięciem, czy obniżeniem jakości. Pomaga więc w precyzyjniejszym doborze jednej z pozostałych strategii radzenia sobie z brakiem czasu.
Aby wyznaczyć priorytety dla poszczególnych zadań, możesz skorzystać z 4 kroków, przedstawionych w poprzednim punkcie. Następnie nadaj im odpowiednio 4 kategorie:
- Must haves (zadania muszą zostać bezwarunkowo zrobione).
- Zadania kluczowe (niezbędne dla projektu, ale w ich przypadku możemy np. obniżyć jakość).
- Zadania dodatkowe (jeśli będzie czas, to zostaną wykonane).
- Czynności nadprogramowe (zadania do usunięcia w pierwszej kolejności).
4 strategie radzenia sobie z brakiem czasu
Podsumowując, jeśli brak czasu stanowi dla Ciebie problem i zagraża powodzeniu Twojego projektu, zastanów się, którą z opisanych strategii możesz zastosować.
- Dodasz czas w postaci pracy swojej lub innych, a może przesuniesz termin ukończenia projektu?
- Obniżysz jakość, aby szybciej wykonać niezbędne kroki?
- Zredukujesz liczbę zadań do wykonania, aby ukończyć w terminie te najbardziej kluczowe?
- Ustalisz priorytety i będziesz podchodzić elastycznie do swojej pracy w zależności od posiadanego czasu w danym momencie?
Mam nadzieję, że ten artykuł pokazał Ci szerszą perspektywę braku czasu i będziesz w przyszłości wiedzieć, jak się zabezpieczyć na wypadek ograniczonej ilości tego zasobu w Twoich projektach.
Trzymam kciuki! Jeśli masz jakieś pytanie lub dygresję na temat, dodaj je w komentarzu.
- Drzemka w ciągu dnia – kiedy i jak długo? - 21 kwietnia 2024
- Jak być lubianym? Proste zmiany, wielkie efekty - 27 marca 2024
- Prosty przepis na pomnażanie pieniędzy - 30 listopada 2023