Jak zorganizować imprezę, która wyrywa z butów?

Chcesz zorganizować szaloną imprezę, ale nie wiesz, jak się za to zabrać? Organizowanie udanych imprez to sztuka, która wymaga zarówno kreatywności, jak i precyzji logistycznej. Dobra zabawa i zadowoleni uczestnicy to efekt odpowiedniego planowania. Przygotowałem kilka praktycznych wskazówek, które wyniosą Twoją imprezę na wyższy poziom.

Mimo, że jestem introwertykiem, to lubię imprezy. Uczestniczyłem w wielu. Naprawdę WIELU.

Przez długi czas działałem w organizacji studenckiej AEGEE-Kraków. Tam naprawdę umieliśmy się bawić. Poza tym, że organizowaliśmy niezapomniane imprezy, to podchodziliśmy do nich jak do projektów. Było planowanie, realizacja, a potem podsumowania i wnioski.

Te ostatnie były najcenniejsze. Wszystko było spisywane i przechowywane na współdzielonym dysku, aby każdy nowy organizator imprezy wiedział, o czym pamiętać i jakich błędów nie popełniać.

W tym artykule zebrałem własne przemyślenia na temat tego, jak zorganizować udaną imprezę, niezależnie czy będzie to domówka, parapetówka, impreza urodzinowa, helloweenowa, klasowa integracja czy potańcówka w remizie.

1. Wybierz nietypową okazję do świętowania

Urodziny? Meh! Jak chcesz wyrwać kogoś z butów, to wybierz inną okazję.

Impreza z okazji przejścia ulicy Ostatniej to było coś! Transparenty, dziennikarze, tematyczne prezenty… Działo się!

Ale to tylko namiastka możliwości.

Mój znajomy, Dawid Szwajcowski, organizuje imprezy z okazji finału Eurowizji. Każdy wciela się w rolę członka jury i przyznaje punkty wykonawcom. Oto, co powiedział Dawid o tym pomyśle:

Między 2015 a 2023 rokiem często jeździłem na Eurowizję w roli fana, lecz zdarzały się też przypadki, że oglądałem Eurowizję jak za dawnych lat, czyli przed TV.

W 2018 spotkaliśmy się z grupą filologii Instytutu słowiańskiego i wschodniosłowiańskiego na wspólnym oglądaniu finału Eurowizji w Lizbonie. Zebrało się nas około 20 osób w jednym z krakowskich pubów w wynajętym pomieszczeniu z telewizorem. Każdy z oglądających Eurowizję musiał wytypować najlepszą dziesiątkę, ocenić w skali eurowizyjnej od 12 do 1 punktu.

Po głosowaniu wszystkich, jedna osoba, będąca sekretarzem zsumowała punkty i wybraliśmy zwycięzcę. Był to Izrael, jak się okazało późniejszy triumfator.

Drugie oglądanie finału Eurowizji miało miejsce w 2023, gdy skrzyknęliśmy się ze znajomymi na wspólne oglądanie finału Eurowizji 2023. Jako organizator podszedłem do tematu bardziej profesjonalnie. Nad telewizorem zawisł oryginalny szalik z napisem Eurovision Poland. Zadbałem, by każdy z oglądających otrzymał kartę do głosowania i oceniania. Dodatkowo z jednej z polskich stron dotyczących Eurowizji, ściągnąłem grę Bingo, zawierającą najpopularniejsze nieodłączne elementy związane z tym wydarzeniem, np. głosowanie sąsiedzkie, Ida Nowakowska w śmiesznym stroju itp.

W naszym głosowaniu tym razem wygrała Chorwacja, pewnie ze względu na to, że my w większości jesteśmy filologami różnych języków słowiańskich.

To tyle. Nagród nie było. Wszystko traktujemy jako dobrą zabawę i możliwość spotkania się w ten jedyny w roku taki wieczór. 😉

Jak widzisz, okazje mogą być najróżniejsze. Im dziwniejsza, tym lepiej.

Inne przykłady okazji do celebracji

• Początek wiosny,
• koniec jesieni,
• rocznica zamknięcia lasów,
• wymiana kranu w zlewie,
• zakończenie sezonu śliwkowego (zapach kompotu śliwkowego, a do tego pieczone śliwki pod kruszonką – coś wspaniałego),
• dzień upadku Imperium Rzymskiego,
• dożynki (kto powiedział, że święto plonów mogą obchodzić tylko rolnicy i to tylko raz do roku – patrz obrazek poniżej)

Pamiętam, jak kiedyś zorganizowaliśmy imprezę z okazji 5 stycznia. W sumie, to nic ważnego się w tym dniu nie wydarzyło, ale od tamtej pory ten dzień kojarzy mi się z #Januarythe5th Party.

2. Zaszalej z tematyką imprezy

Odpuść sobie nudne lata 20-te i 80-te. Wszyscy wyglądają tak samo i poza aspektem wizualnym taki temat nie wnosi nic do imprezy. Impreza tematyczna ma swoje funkcje:

• Wpływa na nastrój i zachowanie uczestników.
• Stanowi temat do rozmowy.
• Jest spoiwem dla pozostałych elementów imprezy (jedzenia, gier, muzyki itp.).

Jeśli koniecznie zależy Ci na latach 80-tych, połącz to z innym tematem np. lata 80-te… w kosmosie.

Temat powinien być na tyle precyzyjny, żeby każdy wiedział, o co chodzi i na tyle szeroki, że każdy może zaskoczyć swoim przebraniem.

Jedną z imprez, którą zorganizowałem, była impreza z tematem przewodnim „LĄDOLÓD”. I chociaż w pierwszej chwili wszyscy łapali się za głowę, to potem mieliśmy fantastyczny miks misiów polarnych, pingwinów, panter śnieżnych, śnieżynek, królowych lodu, mieszkańców dalekiej północy, pracowników stacji polarnych, były nawet lody w rożku. Nie muszę dodawać, że Celine Dion w kółko śpiewała „My heart will go on…”.

Z kolei na wspomnianej wcześniej imprezie z okazji 5 stycznia, tematem przewodnim było JEDZENIE. Okazuje się, że wcale nie jest tak trudno przebrać się za jabłko, groszek, jajko sadzone czy frytki z Maka, a wyczekiwanie, aż kolejne „danie” zapuka do drzwi, było niezwykle ekscytujące.

Jedzenie, to akurat nie był mój pomysł, ale z perspektywy czasu uważam, że moja propozycja też nie była zła.

3. Idź na całość, albo idź do domu

Jak już zabierasz się za organizację imprezy, która ma wyrywać z butów, to musi być grubo. W tym przypadku nie ma miękkiej gry.

Dobrą imprezę od wybitnej dzielą szczegóły – dopracowanie każdego najdrobniejszego elementu.

W AEGEE-Kraków co roku organizowaliśmy wakacyjny wyjazd dla ludzi z całej Europy. Podczas jednego z wieczorów odbywało się tradycyjne polskie wesele. To nie było tak, że powiedzieliśmy: „będzie impreza o tematyce polskie wesele”. Tam wszystko było zaplanowane.

Iga Strzałka, koordynatorka wydarzenia w 2019 roku, tak wspomina ten wieczór:

Organizowałam wesele, tradycyjne polskie wesele – tak może powiedzieć wiele osób. Niewiele osób organizowało jednak wesele, kiedy nikt nie planował brać ślubu. W AEGEE-Kraków organizowaliśmy wydarzenie Summer University – takie kolonie dla dorosłych. Uczestnicy brali udział w różnych warsztatach, wycieczkach, a wieczorami… były imprezy.

Byli to uczestnicy z całej Europy, dlatego zależało nam, aby nawet w trakcie imprez przybliżać im polskie tradycje i kulturę. A nic nie oddaje bardziej polskiego ducha niż polskie wesele.

Każdy z uczestników wylosował swoją rolę – panna młoda, pan młody, ich rodzice, duchowny, zazdrosna ex. Cały dzień trwały przygotowania. Odświętnie ubrani zebraliśmy się wieczorem przed stodołą, a jednocześnie salą weselną. Goście, czyli nasi uczestnicy, zasiedli na swoich miejscach i nie do końca wiedzieli, czego się spodziewać. Po chwili wjechało auto, udekorowane weselnymi ozdobami. W rytm marsza Mendelsona wyszła z niego para młoda.

Dzięki temu, że wydarzeniem zajmował się cudowny team, udało nam się nawet zdobyć prawdziwą suknię ślubną i welon. Dumnie kroczyli po czerwonym dywanie aż pod „ołtarz”, gdzie ksiądz zaczął udzielać im ślubu. Wszystko byłoby idealnie, gdyby swojego sprzeciwu nie zgłosiła była mężczyzny, wkraczającego na nową drogę życia. Nikomu nie umknął fakt jej pokaźnego, zaokrąglonego brzuszka, a chwilę potem… kałuża na ziemi.

Tak, to był prawdziwy spektakl, wszyscy się wczuli w swoje role, a kreatywność uczestników była przeogromna, do tego stopnia, że ktoś na wesele przyszedł „w ciąży”, czyli z balonem z wodą pod ubraniem. Ceremonię zaślubin udało się jednak pomyślnie zakończyć. Młodzi zostali powitani na sali chlebem i solą, a potem trwała impreza do białego rana… z tradycyjnym wiejskim stołem i polskimi toastami. A pomyśleć, że nikt nie wychodził za mąż…

4. Zaplanuj boredom-killera

Kiedy impreza zwalnia tempa, a ludzie zaczynają przysypiać na krzesłach, czas wyciągnąć asa z rękawa. Boredom-killer – pogromca nudy, to aktywność, która naładuje gości nowymi pokładami energii i zintegruje ich ze sobą.

Najlepiej sprawdzają się gry integracyje. Im mniej poważne, tym większe zainteresowanie uczestników. Można oczywiście skorzystać z imprezowych klasyków tj. karaoke, beerpong czy 21, ale nie potrzeba dużo kreatywności, żeby wymyślić własną grę.

Ostatnio na poczekaniu wymyśliliśmy z przyjaciółmi grę w kontynenty. Zasady były banalnie proste:

1. Wybieraliśmy kontynent.
2. Każdy po kolei wymieniał jeden kraj na tym kontynencie. Nie można było powtarzać państw, które zostały już wymienione.
3. Osoba, która nie wymieniła w swojej kolejce żadnego nowego kraju, odpadała.
4. Osoba, która nie odpadła, wygrywała.

W wersji trudniejszej, podawaliśmy kraj razem ze stolicą. Godzina zabawy i rywalizacji murowana!

5. Nie planuj każdej minuty!

Daj ludziom czas na robienie rzeczy, na które mają ochotę.

Plan aktywności jest ok, dopóki elastycznie reagujesz na potrzeby gości. Nie ma sensu wyciągać wszystkich do wspólnej gry, jeśli wszyscy świetnie się bawią bez dodatkowej pomocy.

Idealna proporcja pomiędzy czasem zaplanowanym, a niezaplanowanym to klucz do udanej imprezy. Warto zaznaczyć, że każda grupa może mieć inną dynamikę. To co sprawdziło się na jednej imprezie, niekoniecznie zadziała na innej. Dobrze jest mieć kilka alternatyw.

Najważniejsza wskazówka dla koordynatora imprezy to samemu się dobrze bawić. Jeśli jesteś w dobrych emocjach, to inni też będą mieć fun.

Impreza to nie konferencja medyczna. Nie musisz wszystkiego pilnować i nad wszystkim czuwać. Całe planowanie wykonaj przed wydarzeniem, a potem już po prostu się baw!

6. Przedłuż wspomnienia po imprezie

Jeśli impreza była sztos, to ludzie będą mieć po niej fajne wspomnienia. Możesz zrobić jednak coś jeszcze, żeby te wspomnienia zostały na dłużej.

Najprostszym sposobem uwiecznienia momentów są zdjęcia. Szczególnie, jeśli jest to impreza przebierana, warto na początku zrobić wspólną fotę. Nie trzeba tego nigdzie udostępniać. Można przesłać sobie to na wspólnej konwersacji na Messengerze.

Przygotowując ten wpis, z sentymentem wróciłem do zdjęć z kilku imprez, dzięki czemu mogłem sobie przypomnieć niektóre wspomniane tutaj fakty.

Ale zdjęcia to nie wszystko. Są też inne sposoby na przedłużenie wspomnień. Na kilkudniowych wyjazdach wykorzystywaliśmy często… plotki. Kiedy jest więcej osób, nigdy nie wiadomo, co dzieje się w drugim pokoju. 😈 Na szczęście plotki pozwalają wszystkim być na bieżąco.

W widocznym miejscu umieszczaliśmy pudełko, długopisy i małe karteczki. Gdy ktoś zobaczył lub usłyszał coś śmiesznego, zapisywał to na kartce i wrzucał do pudełka. Na koniec wyjazdu „Redakcja” spisywała wszystko i publikowała magazyn plotkarski dla wszystkich uczestników.

Z powyższymi poradami organizacja udanej imprezy będzie z pewnością dużo łatwiejsza. Jeśli chcesz się podzielić własnymi doświadczeniami z szalonych imprez, pole komentarza poniżej jest Twoje!