Narzędzia do zarządzania zadaniami — TOP 5

Wszystkie sfery naszego życia wypełnione są różnego rodzaju zadaniami. Jednak im więcej ich jest, tym trudniej odnaleźć się w chaosie wszystkich obowiązków. Łatwo zapomnieć o jakiejś rzeczy i szybko popaść w zaległości. Z tego względu uporządkowanie codziennych obowiązków jest niezwykle istotne. Wybór darmowego narzędzia do zarządzania zadaniami lub aplikacji do śledzenia czasu pracy może pomóc Ci pracować efektywniej i wydajniej. 

Czym są narzędzia do zarządzania zadaniami?

Narzędzia do organizacji pracy pomagają porządkować zadania i układać harmonogram realizacji projektów. Możesz używać ich na potrzeby własne lub zespołu.

Do najpopularniejszych instrumentów tego typu należą:

Osobisty organizer (stary, ale jary)

Zapisz kartkę i ćwicz pamięć. Papierowa lista z zadaniami w formie kalendarza to dobry sposób na uporządkowanie pracy, a także coś, co pomoże ci pamiętać o wszystkich czynnościach, które musisz wykonać. Alternatywną jest spis rzeczy do zrobienia w danym terminie np. płatności, zadań, wizyt, spotkań itp., który stanowi uproszczoną formę organizera.

Aplikacja do zarządzania zadaniami (kumpela milenialsa) 

Zainstaluj na telefonie „apkę” z w pełni konfigurowalnymi, wyczerpującymi listami rzeczy do zrobienia i ciesz się wygodnym dostępem do kalendarza z dodatkowymi funkcjami w każdym momencie dnia.

Menedżer zadań online (smak profesjonalizmu)

Jeśli nie chcesz zaśmiecać pamięci telefonu lub laptopa, postaw na funkcjonalny program internetowy do organizacji pracy. Wiele stron oferuje wirtualne listy rzeczy do zrobienia z podstawowymi funkcjami np. przypomnieniami na mail, czy telefon.

Narzędzie do zarządzania projektami

Jeśli koordynujesz projekt zespołowy, przyda ci się aplikacja z funkcjami, które pozwalają kontrolować i monitorować pełny cykl życia projektu oraz pojedyncze zadania.

Aplikacje do monitorowania czasu 

Pracujesz, ale nie robisz postępów? Godziny mijają, a ty, zamiast iść do przodu z zadaniami, uciekasz w rozproszenia? Wykorzystaj aplikację, która pomoże ci określić, na co poświęcasz godziny i pracować wydajniej, które śledzą rozliczane godziny pracy.

Tablice Kanban

Jest to wizualna wersja narzędzia do zarządzania projektami, która pomaga przedstawić obrazowo strukturę projektu i organizować przepływ pracy.

Pamiętaj!

Możesz zarządzać zadaniami w dowolny sposób — mieszaj, eksperymentuj, korzystaj z różnych narzędzi. Każde z nich ma swoje zalety, więc wybierz te, które w danym momencie są Ci najbardziej potrzebne. W ten sposób poprawisz swój sposób zarządzania czasem i nauczysz się lepiej organizować swoją pracę.

Magia skutecznego zarządzania zespołem – 6 kroków

Jeśli jesteś kierownikiem projektu lub zespołu, najprawdopodobniej wiesz, że największym wyzwaniem jest zarządzanie pracą jego członków. Jest to trudne ze względu na to, że każdy z nas ma zestaw osobistych cech i nawyków, które sprawiają, że w inny sposób realizujemy nasze zadania.

Chcesz być dobrym menadżerem? Monitoruj pracę zespołu i jego postępy, wykorzystując narzędzia do zarządzania zadaniami. Ucz siebie i podwładnych umiejętności współpracy i komunikacji. Oprogramowania do śledzenia czasu pracy oraz śledzenia zadań na pewno ułatwią ci robotę. Aby w pełni wykorzystać potencjał takiego oprogramowania w swojej organizacji, musisz wiedzieć, jak skutecznie zarządzać swoim teamem. Poniżej przedstawię Ci 6 zasad, o których musisz pamiętać:

1. Bądź transparentny — miej szacunek dla swojego zespołu, doceniaj ich i ich umiejętności, a będą zadowoleni. Pamiętaj, że szczęśliwy pracownik to wydajny pracownik!
2. Komunikuj się, aby zachować przejrzystość i lepiej współpracować.
3. Przekazuj szczere informacje zwrotne — ludzie to docenią i pomoże im to stać się lepszymi pracownikami.
4. Zachęcaj do współpracy — jeśli ludzie nie będą ze sobą współpracować, wypadną z codziennych nawyków. Trudniej będzie śledzić ich zadania i postępy.
5. Zaufaj swojemu zespołowi — oni wiedzą, co robią i zrobią to doskonale, jeśli im na to pozwolisz.
6. Zapobiegaj wypaleniu zawodowemu — pozwól swojemu zespołowi robić przerwy, delegować zadania, brać dzień wolny. W ten sposób będą bardziej efektywni i będą mieli siłę psychiczną i fizyczną potrzebną do pracy.

Jak widzisz, cała magia stojąca za skutecznym zarządzaniem zespołem kryje się w stosowaniu odpowiednich technik. Jeśli dobrze je opanujesz i nauczysz się wykorzystywać specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania zadaniami, poprawisz jakość pracy całego zespołu.

Jakie narzędzia do zarządzania zadaniami wybrać?

Na rynku znajdziesz wiele programów, dlatego wybór tego właściwego, może wcale nie należeć do łatwych. Co należy wziąć pod uwagę, wybierając tę właściwą aplikację?

1. Branżę, w której pracujesz.
2. Model biznesowy Twojej organizacji.
3. Czy pracujesz jako freelancer, pracownik zdalny, czy w biurze.
4. Wielkość Twojego zespołu. 
5. Funkcje, które będą potrzebne, aby zaspokoić wasze potrzeby biznesowe.

Ważne jest, aby dobrze przemyśleć swój wybór, ponieważ nie każde rozwiązanie do zarządzania zadaniami będzie dla Ciebie odpowiednie.

Niemniej jednak korzystanie z takich aplikacji ma wiele korzyści. Pomaga organizować i planować pracę, na bieżąco informować o postępach w realizacji zadań lub projektów, optymalizować procesy i automatyzować pracę.

Najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami

 Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś u siebie oprogramowania do zarządzania zadaniami, najwyższy czas to zrobić. Jakie aplikacje warto wybrać?

1. Trello

Trello to jeden z najpopularniejszych i najlepszych programów do zarządzania zadaniami. Możesz z niego korzystać samodzielnie, z zespołem lub nawet z całą firmą. Pozwala w przejrzysty sposób zorganizować wszystkie zadania i projekty w jednym miejscu. Jest to proste, łatwe w użyciu narzędzie, które pozwala pracować nad różnymi zadaniami i projektami w jednym miejscu, bez konieczności przełączania zakładek.

Trello to wizualna tablica do zarządzania i planowania zadań. Mimo że ma podstawowy wygląd, posiada wiele przydatnych funkcji. Możesz tworzyć różne tablice dla różnych zespołów z dowolną liczbą list zadań, dostosowywać ustawienia kart, powtarzać je dla powtarzających się zadań, komentować zadania, udostępniać pliki i korzystać z wielu innych wymyślnych opcji.

Trello posiada szeroką listę dodatków, które pomagają usprawnić pracę i współpracę. Skorzystaj z nich, aby usprawnić zarządzanie projektami, zautomatyzować żmudną pracę i zarządzanie zadaniami w swoim zespole.

Dzięki Trello zarządzanie zadaniami staje się niezwykle wygodne.

2. TimeCamp

TimeCamp to w 100% darmowe oprogramowanie do śledzenia czasu i zadań dla nieograniczonej liczby użytkowników z automatycznym trackerem czasu stworzone przez Polaka, Kamila Rudnickiego. Jest jednym z najbardziej zaawansowanych systemów zarządzania czasem na rynku.

Posiada wiele przydatnych funkcji, szczególnie w zakresie śledzenia i zarządzania zadaniami oraz zarządzania przepływem pracy. Możesz śledzić zadania, projekty i działania, weryfikować czas korzystania z witryn internetowych i aplikacji, ustanawiać deadliny dla poszczególnych zadań oraz automatycznie generować dokładne timesheety. Pomoże Ci to w utrzymaniu systematycznego tempa pracy wykonywaniu zadań na czas.

TimeCamp może być wykorzystywany w pracy indywidualnej lub do śledzenie postępów całego zespołu, w tym pracowników zdalnych i osób, które są rozproszone po całym świecie. Program gromadzi wyniki wszystkich zaangażowanych w projekt w jednym miejscu, dzięki czemu praca zespołowa jest tak efektywna, jak wtedy gdy zespół znajduje się w jednym biurze!

TimeCamp to świetne, polskie oprogramowanie do zarządzania zadaniami z funkcjami zarządzania projektami, listą zadań, widokiem osi czasu i śledzeniem czasu za pomocą jednego kliknięcia.

3. Google Calendar

Kalendarz Google to prosta aplikacja, która pozwala uporządkować i zaplanować działania z dużym wyprzedzeniem. Możesz wybrać dowolny sposób wyświetlania kalendarza i szybko przełączać się między widokami miesiąca, tygodnia i dnia. Jeżeli posiadasz Gmaila, kalendarz automatycznie zapisuje wydarzenia takie jak daty podróży (lotów, biletów pociągowych, rezerwacji w hotelach), koncertów, restauracji i inne wydarzenia są automatycznie dodawane do kalendarza.

Co istotne Kalendarz Google pozwala tworzyć zadania, zarządzać nimi i wyświetlać je obok wydarzeń w Kalendarzu. Możesz dodać tam wideokonferencje. Program oferuje inteligentne sugestie tytułów wydarzeń, miejsc i osób, które pozwalają zaoszczędzić czas podczas tworzenia wydarzeń. Kalendarz Google działa ze wszystkimi kalendarzami na Twoim urządzeniu, w tym z kalendarzami Exchange i iCloud. Jest zintegrowany z usługą Apple Health, dzięki czemu możesz śledzić swoje treningi i automatycznie oznaczać cele jako wykonane.

Kluczowe funkcje:

• Szybkie planowanie spotkań, weryfikacja dostępności współpracowników, umieszczenie ich kalendarzy w jednym widoku.
• Sprawdzanie, czy sale konferencyjne lub zasoby współdzielone są wolne.
• Dostęp z laptopa, tabletu lub telefonu.
• Publikowanie kalendarzy w sieci.

4. Bitrix24

Bitrix24 to oprogramowanie do tworzenia i zarządzania projektami, które zawiera ponad 35 narzędzi do wydajnej pracy zespołowej i organizacji pracy. Zapisuj zadania, zarządzaj procesami workflow, kontroluj terminy, śledź wskaźniki KPI i zwiększ wydajność na poziomie osobistym i grupowym. Zadania można przydzielić członkowi zespołu lub delegować je, już po otrzymaniu. Funkcje zarządzania projektami są osadzone w „grupach”. Ponadto, każdy projekt może mieć dedykowaną przestrzeń wirtualną, w której przechowywane i dostępne dla uczestników projektu są wszystkie pliki, dyskusje i zadania dotyczące tego projektu.

Kluczowe funkcje:

• Zadania i podzadania można wyświetlić na wykresie Gantta ze statusem, osobą odpowiedzialną i relacjami chronologicznymi.

• Można z łatwością na bieżąco wprowadzać zmiany dzięki automatycznym powiadomieniom wysyłanym do wszystkich uczestników projektu.

• Widok Kanban jest dostępny dla zadań i projektów (grup roboczych) oraz w terminarzu zadań.

• Etapy Kanban są w pełni konfigurowalne i mogą być ustawiane indywidualnie przez każdego użytkownika.

5. Slack

Slack to narzędzie, które pozwala tworzyć zorganizowane przestrzenie zwane kanałami — odrębne dla wszystkiego, nad czym pracujesz. Umieszczając wszystkich ludzi, wiadomości i pliki związane z danym tematem w jednym miejscu, możesz działać o wiele szybciej.

Aplikacja Slack umożliwia przesyłanie dużych plików i udostępnienie ich innym członkom zespołu. Co istotne, program zapisuje historię wiadomości i pozwala na odnajdywanie archiwalnych wątków. Kolejną zaletą narzędzia jest funkcja wideorozmów z opcją udostępniania ekranu (w wersji płatnej), co przydaje się przy wspólnym planowaniu pracy. Slacka można połączyć z innymi używanymi aplikacjami, takimi jak Trello, Asana czy kalendarz Google. Jeżeli zintegrujesz go ze Dyskiem Google albo Dropboxem, możesz załadować do niego pliki prosto z tych aplikacji.

Najważniejsze funkcje:

• Umożliwia tworzenie kanałów wspólnych wiadomości
• ułatwia dzielenie się prezentacjami lub fragmentami kodu
• można instalować własne wtyczki
• pozwala na przechowywanie 10 000 wiadomości
• rozmowa wideo/głos

Wszystkie wyżej wymienione aplikacje mogą ułatwić Twojemu zespołowi pracę nad realizacją projektów, a także usprawnić terminowe wykonywanie zadań. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat planowania projektów z wykorzystaniem narzędzi do zarządzania zadaniami, przeczytaj ten wpis.